Einblick·Verwaltungsdigitalisierung·Bayern

Digitaler Staat braucht Gestaltung: Warum Verwaltungsdigitalisierung mehr als Onlineformulare ist

Bayern treibt den Ausbau digitaler Verwaltungsleistungen voran. Doch ob daraus ein moderner und verlässlicher Servicestaat entsteht, entscheidet sich nicht allein in Rechenzentren und Fachverfahren. Verständliche Sprache, nutzerfreundliche Abläufe, barrierefreies Design und konsequente Praxistests sind zentrale Leistungen der Kultur- und Kreativwirtschaft.

21. Juli 2026

Praxisbeispiel einreichen Gespräch mit der KulturGilde aufnehmen Politische Arbeit kennenlernen

Nutzerfreundliche Verwaltungsdigitalisierung verbindet Technik, Service Design und verständliche Kommunikation.

KI-generiert

Fortschritt verdient Anerkennung

In seiner Halbzeitbilanz zieht das Bayerische Staatsministerium für Digitales im Rahmen einer Aktuellen Stunde im Bayerischen Landtag eine positive Bilanz zur Verwaltungsdigitalisierung. Das Ministerium spricht von erheblichen Fortschritten bei digitalen Verwaltungsangeboten und staatlicher Infrastruktur – bis hin zur Selbsteinschätzung, Bayern sei „Deutscher Meister der Verwaltungsdigitalisierung". Solche Formulierungen sind eine politische Selbsteinschätzung des Ministeriums und keine neutral geprüfte Kennzahl.

Unabhängig von dieser Zuspitzung ist der Ausbau digitaler Verwaltungsleistungen grundsätzlich zu begrüßen. Gerade Selbstständige, kleine Unternehmen und Kreativunternehmen profitieren davon, wenn Anträge, Genehmigungen, Ummeldungen und Nachweise ohne Behördengänge erledigt werden können.

Zentrale Differenzierung

Verfügbar bedeutet noch nicht nutzbar

Ein Verwaltungsdienst kann technisch freigeschaltet sein und trotzdem in der Praxis Probleme verursachen:

unverständliche Begriffe
komplizierte Navigation
unklare Zuständigkeiten
doppelte Dateneingaben
fehlende Zwischenspeicherung
Nachweise, die dennoch per Post eingereicht werden müssen
Medienbrüche zwischen Portal, E-Mail, Papier und persönlichem Termin
mangelnde Barrierefreiheit
fehlende Rückmeldungen zum Bearbeitungsstand
Formulare, die nicht zu den tatsächlichen Abläufen kleiner Unternehmen passen

Können Menschen und Betriebe den Vorgang tatsächlich ohne Handbuch, Hotline, Papierausdruck und mehrfaches Nachreichen von Unterlagen abschließen?

Gestaltung als Aufgabe

Der digitale Staat ist auch eine Gestaltungsaufgabe

Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur ein IT- oder Infrastrukturprojekt. Softwareentwicklung stellt Funktionen bereit. Gestaltung entscheidet jedoch wesentlich darüber, ob diese Funktionen verstanden, gefunden, genutzt und akzeptiert werden.

Service Designer:innen untersuchen den gesamten Weg von der ersten Information bis zum abgeschlossenen Vorgang.
UX-Designer:innen erkennen unnötige Schritte, Abbrüche und Missverständnisse.
Informationsdesigner:innen strukturieren komplexe Anforderungen verständlich.
Texter:innen und Kommunikationsexpert:innen übersetzen Verwaltungssprache in klare Handlungsanweisungen.
Fachleute für Barrierefreiheit sorgen dafür, dass digitale Angebote von möglichst vielen Menschen genutzt werden können.
Erklärmedien vermitteln komplizierte Verfahren verständlich, Beteiligungsformate bringen reale Nutzer:innen frühzeitig in die Entwicklung ein.

Kreative sind dabei nicht nur für Grafik oder Oberfläche zuständig – sie gestalten den gesamten Weg zwischen Verwaltung und Mensch.

Frühzeitige Beteiligung

Kreative Kompetenzen gehören an den Anfang

Kreative Unternehmen und Selbstständige dürfen nicht erst kurz vor Veröffentlichung eines digitalen Angebots hinzugezogen werden. Sie sollten bereits beteiligt werden bei Nutzerforschung, Definition der Zielgruppen, Entwicklung des Prozessablaufs, Formulierung der Inhalte, Gestaltung von Formularen und Rückmeldungen, Barrierefreiheit, Praxistests und der Evaluation nach dem Start.

Frühe Nutzerorientierung verbessert nicht nur die Qualität. Sie kann auch Kosten reduzieren, weil Fehler, Rückfragen, Abbrüche und spätere Nachbesserungen vermieden werden.

Roland Weiniger, Vorsitzender der KulturGilde

„Die nächste Stufe der Verwaltungsdigitalisierung entscheidet sich nicht an der Zahl der freigeschalteten Formulare. Sie entscheidet sich daran, ob Menschen und Betriebe einen Vorgang ohne Handbuch, Hotline und Papierausdruck erledigen können."

Faire Vergabe

Öffentliche Aufträge müssen für kreative KMU erreichbar sein

Viele Leistungen der Verwaltungsdigitalisierung werden in großen technischen Gesamtpaketen vergeben. Dadurch haben spezialisierte kleine und mittlere Unternehmen, Agenturen und Selbstständige häufig geringe Chancen, sich unmittelbar zu beteiligen. Die KulturGilde fordert deshalb:

Gestaltung, Nutzerforschung, Kommunikation und Barrierefreiheit müssen als eigenständige Leistungen sichtbar ausgeschrieben werden.

Vergaben sollen soweit möglich in fachlich sinnvolle und mittelstandsfreundliche Lose aufgeteilt werden.

Referenzanforderungen und formale Zugangshürden dürfen kleine spezialisierte Anbieter nicht unnötig ausschließen.

Bei der Bewertung darf nicht allein der niedrigste Preis entscheiden.

Nachweisbare Nutzerfreundlichkeit muss zum Qualitätskriterium werden.

Erfolgsmessung

Erfolg muss aus Sicht der Nutzer gemessen werden

Der Erfolg digitaler Verwaltungsleistungen sollte nicht nur anhand der Zahl freigeschalteter Dienste bewertet werden. Die KulturGilde schlägt dafür beispielhaft folgende Kriterien vor – nicht als bestehendes offizielles Messsystem, sondern als Diskussionsvorschlag:

Wie viele Menschen beginnen einen Vorgang – und wie viele schließen ihn erfolgreich ab?
An welchen Stellen brechen Nutzer:innen ab, und wie viele Rückfragen entstehen?
Welche Unterlagen müssen weiterhin analog eingereicht werden?
Wie lange dauert die Bearbeitung tatsächlich, und ist der Bearbeitungsstand nachvollziehbar?
Können Menschen mit Behinderungen den Dienst vollständig nutzen?
Funktioniert der Dienst auch für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen ohne eigene Verwaltungsabteilung?

Ein Angebot der KulturGilde

Creative GovTech-Werkstatt Bayern

Die KulturGilde bietet an, Erfahrungen aus Kreativwirtschaft, Design, Software, Kommunikation und Selbstständigkeit in die Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsleistungen einzubringen – als mögliches Pilotformat: die Creative GovTech-Werkstatt Bayern.

In einem kompakten Praxisformat untersuchen Vertreter:innen von Verwaltung, Kommunen, kreativen Unternehmen und betroffenen Nutzergruppen gemeinsam einen konkreten digitalen Verwaltungsprozess. Mögliche Ergebnisse: dokumentierte Nutzerwege, identifizierte Medienbrüche, verständlichere Texte, Verbesserungsvorschläge für Formulare, Hinweise zur Barrierefreiheit, Empfehlungen für Vergabe und Qualitätssicherung sowie übertragbare Erkenntnisse für weitere Kommunen.

Das Format soll nicht als Konkurrenz zu bestehenden Digitalisierungsstrukturen erscheinen, sondern als ergänzendes Angebot aus der Kultur- und Kreativwirtschaft.

Praxisfrage

Wo funktioniert digitale Verwaltung noch nicht digital?

Welche digitale Verwaltungsleistung kostet Sie heute mehr Zeit als der frühere analoge Weg? Interessant sind insbesondere Probleme mit Sprache, Navigation, Nachweisen, fehlenden Schnittstellen, Rückfragen oder Medienbrüchen. Drei Stichpunkte genügen. Auf Wunsch formuliert die KulturGilde daraus eine anonymisierte oder namentlich freigegebene Praxisstimme.

Bringen Sie Ihre Erfahrung ein

Sie entwickeln digitale Anwendungen, gestalten Nutzerprozesse oder erleben Verwaltungsdigitalisierung täglich in Ihrem Unternehmen? Die KulturGilde sammelt konkrete Praxisbeispiele und macht sichtbar, was aus einem verfügbaren Online-Dienst einen wirklich nutzbaren öffentlichen Service macht.